Forschungsarbeiten Heben Vorteile hervor, dass Chefs in Meetings Weniger Sprechen und Mehr Zuhören

Image: Ars Technica · Source

Ein wachsendes Fachgebiet der Meeting-Wissenschaft zeigt, dass Führungskräfte, die weniger reden und aktiv zuhören, die Effektivität von Meetings steigern, während ziellose Meetings die Produktivität schädigen. Inklusive Ansätze und soziales Miteinander vor Meetings verbessern zudem die Beteiligung.

Weltweit finden täglich beinahe eine Milliarde Meetings statt, wobei Führungskräfte einen Großteil ihrer Zeit in solchen Zusammenkünften verbringen. Trotz ihrer Häufigkeit sind klare Richtlinien, was Meetings effektiv macht, erst kürzlich aus dem spezialisierten Bereich der Meeting-Wissenschaft entstanden, der dank großer Datensätze aus virtuellen Meeting-Archiven rapide wächst. Forscher definieren Meetings als zielorientierte Gruppeninteraktionen und untersuchen sie, um Teamarbeit, Führung und Kommunikationsdynamiken zu verstehen.

Studien zeigen, dass Meetings wesentliche menschliche Bedürfnisse nach Verbindung und Kooperation erfüllen, doch viele leiden unter schlechter Planung und dominierenden Sprechern. Die Organisationspsychologin Nale Lehmann-Willenbrock und Kollegen fanden heraus, dass effektive Führungskräfte respektvolle, aufmerksame Nachfragen stellen, anstatt nur Fragen zu stellen, ohne wirklich zuzuhören. Aktives Zuhören – also gedankliches Feedback geben statt nur zuzustimmen – ist entscheidend, fehlt aber oft, besonders bei virtuellen Meetings, in denen Teilnehmende ihre Mikrofone stumm schalten und interaktive Signale reduzieren.

Lehmann-Willenbrock und Mitautorin Liana Kreamer empfehlen Führungskräften, sich gut vorzubereiten, klare Agenden zu setzen, nur notwendige Teilnehmende einzuladen und Meetings pünktlich zu beginnen und zu beenden. Small Talk vor Meetings, oft online fehlend, hilft introvertierten Personen, sich besser einzubringen. Techniken wie stille Brainstormings, bei denen alle Teilnehmenden gleichzeitig Ideen in einen gemeinsamen virtuellen Raum einbringen, fördern Inklusion und wirken zurückhaltender Beteiligung entgegen.

Neue Forschung hebt die Auswirkungen von Meeting-Praktiken auf neurodiverse Mitarbeitende mit ADHS hervor, die während langer Meetings, besonders mit aktiviertem Video, stärkere Ermüdung und emotionale Belastung erleben können. Multitasking während Meetings zu erlauben, könnte einige negative Effekte für sie mildern.

Nach Meetings kommunizieren erfolgreiche Teams Aktionselemente klar und bewerten Engagement und Effektivität. Trotz häufiger Beschwerden über Meetings verknüpfte eine große norwegische Studie Meeting-Intensität mit Lohnwachstum und Lernen, was darauf hindeutet, dass Meetings wertvollen Wissenstransfer fördern können.

Weitere Einflussfaktoren auf Meeting-Erfolg sind angemessener Humor zum Aufbau von Beziehung zwischen vertrauten Teilnehmenden, durchdachte Terminplanung zur Vermeidung von Phasen geringer Energie und kulturelle Unterschiede in der Pünktlichkeitswahrnehmung. Das Fachgebiet fordert mehr globale Studien, um zu prüfen, ob bewährte Praktiken aus Europa und Nordamerika universell gelten.

Insgesamt betont die Meeting-Wissenschaft, dass Führungskräfte weniger sprechen und mehr zuhören, inklusive Beteiligung fördern und sinnlose Meetings eliminieren sollten, um Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu maximieren. Diese Erkenntnisse ermutigen Organisationen, ihre Meeting-Kultur zu überdenken, anstatt gegenwärtige Ineffizienzen als unvermeidbar hinzunehmen.