Tutkimus korostavat, että esimiesten kannattaa puhua vähemmän ja kuunnella enemmän kokouksissa

Kuva: Ars Technica · Lähde

Kokoustieteiden kasvava ala osoittaa, että johtajat, jotka puhuvat vähemmän ja kuuntelevat aktiivisesti, parantavat kokousten tehokkuutta, kun taas päämäärättömät kokoukset heikentävät tuottavuutta. Osallisuutta lisäävät menetelmät ja sosiaalinen yhdessäolo ennen kokouksia parantavat sitoutumista.

Maailmassa järjestetään lähes miljardi kokousta päivittäin, ja johtajat käyttävät suuren osan ajastaan tällaisissa tapaamisissa. Huolimatta kokousten yleisyydestä, selkeät ohjeet tehokkaiden kokousten järjestämiseen ovat vasta äskettäin nousseet esiin kokoustieteiden alalta, joka on laajentunut nopeasti virtuaalisten kokousarkistojen suurten aineistojen ansiosta. Tutkijat määrittelevät kokoukset tavoitteellisiksi ryhmävuorovaikutuksiksi ja tutkivat niitä ymmärtääkseen tiimityötä, johtajuutta ja viestinnän dynamiikkaa.

Tutkimukset osoittavat, että kokoukset täyttävät ihmisten perustarpeita yhteydenpidosta ja yhteistyöstä, mutta monia kokouksia vaivaa huono suunnittelu ja dominoivat puhujat. Organisaatiopsykologi Nale Lehmann-Willenbrock ja kollegat havaitsivat, että tehokkaat johtajat harjoittavat kunnioittavaa, tarkkaavaista kyselyä sen sijaan, että esittäisivät kysymyksiä kuuntelematta aidosti. Aktiivinen kuuntelu – johon kuuluu harkittu palaute pelkän myöntämisen sijaan – on kriittistä, mutta usein puutteellista, erityisesti virtuaalikokouksissa, joissa osallistujat mykistävät mikrofoninsa ja vähentävät vuorovaikutuksellisia vihjeitä.

Lehmann-Willenbrock ja hänen kanssaan kirjoittanut Liana Kreamer suosittelevat johtajille huolellista valmistautumista selkeiden asialistojen laatimisella, vain tarvittavien osallistujien kutsumisella sekä kokousten aloittamisella ja päättämisellä ajallaan. Pieni rupattelu ennen kokousta, joka usein jätetään verkossa pois, auttaa introvertteja osallistumaan paremmin. Tällaiset menetelmät kuin hiljainen aivoriihi, jossa kaikki osallistujat lisäävät ideoita samanaikaisesti jaettuun virtuaalitilaan, edistävät osallistavuutta ja vähentävät pidättyvyyttä.

Uusi tutkimus korostaa kokouskäytäntöjen vaikutuksia neurokirjon työntekijöihin, joilla on ADHD, ja osoittaa, että he saattavat kokea suurempaa väsymystä ja emotionaalista kuormitusta pitkien kokousten aikana, erityisesti videon ollessa päällä. Moniajoon kokousten aikana salliminen saattaa lieventää joitain heidän kokemistaan haittavaikutuksia.

Kokousten jälkeen menestyvät tiimit kommunikoivat tehtävät selkeästi ja arvioivat osallistumista sekä tehokkuutta. Huolimatta kokouksista usein esitettävistä valituksista suuri norjalainen tutkimus yhdisti korkean kokousaktiivisuuden palkankorotukseen ja oppimiseen, mikä viittaa siihen, että kokoukset voivat edistää arvokasta tiedonsiirtoa.

Muita kokousten onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä ovat sopiva huumori tutussa porukassa, harkittu aikataulutus energiatason huomioiden ja kulttuuriset erot täsmällisyyden käsityksessä. Ala kutsuu kansainvälisiin tutkimuksiin varmistaakseen, ovatko Euroopan ja Pohjois-Amerikan parhaat käytännöt yleispäteviä.

Kaiken kaikkiaan kokoustiede korostaa, että johtajien tulisi puhua vähemmän ja kuunnella enemmän, edistää osallistavaa osallistumista ja poistaa päämäärättömät kokoukset maksimoidakseen tuottavuuden ja työntekijöiden hyvinvoinnin. Nämä löydökset kannustavat organisaatioita uudelleen arvioimaan kokouskulttuuria sen sijaan, että hyväksyisivät nykyiset tehottomuudet väistämättöminä.