Pētījums izceļ priekšrocības, ja vadītāji sanāksmēs runā mazāk un vairāk klausās

Attēls: Ars Technica · Avots

Pieaugoša sanāksmju zinātņu joma atklāj, ka līderi, kas runā mazāk un aktīvi klausās, uzlabo sanāksmju efektivitāti, savukārt bezmērķīgas sanāksmes negatīvi ietekmē produktivitāti. Iekļaujošas pieejas un sociālā komunikācija pirms sanāksmēm arī uzlabo iesaisti.

Pasaulē katru dienu notiek gandrīz miljards sanāksmju, un vadītāji lielu daļu sava laika pavada šādās sapulcēs. Lai gan tās ir ļoti izplatītas, skaidras vadlīnijas par efektīvu sanāksmju norisi ir parādījušās tikai nesen speciālajā sanāksmju zinātnes jomā, kas strauji attīstās, pateicoties lieliem datu apjomiem no virtuālo sanāksmju arhīviem. Pētnieki definē sanāksmes kā mērķtiecīgas grupas mijiedarbības un pēta tās, lai saprastu komandas darbu, vadību un komunikācijas dinamiku.

Pētījumi parāda, ka sanāksmes apmierina cilvēka pamata vajadzības pēc saiknes un sadarbības, tomēr daudzas cieš no vāja plānojuma un dominējošiem runātājiem. Organizāciju psiholoģe Nale Lehmann-Willenbrock un kolēģi atklāja, ka efektīvi līderi izrāda cieņpilnu, uzmanīgu izziņu, nevis tikai uzdod jautājumus bez patiesas klausīšanās. Aktīva klausīšanās — pārdomāta atgriezeniskā saite, nevis tikai atzīšana — ir būtiska, taču bieži vien trūkst, it īpaši virtuālajās sanāksmēs, kur dalībnieki izslēdz mikrofonus un samazina mijiedarbības signālus.

Lehmann-Willenbrock un līdzautore Liana Kreamer iesaka līderiem rūpīgi gatavoties, noteikt skaidras dienas kārtības, uzaicināt tikai nepieciešamos dalībniekus, kā arī sākt un pabeigt sanāksmes laikā. Pirms sanāksmes notiekošās nelielās sarunas, kas bieži izpaliek tiešsaistē, palīdz introvertajiem cilvēkiem pilnvērtīgāk iesaistīties. Tādas tehnikas kā klusā ideju vākšana, kad visi dalībnieki vienlaikus pievieno idejas kopīgā virtuālajā telpā, veicina iekļaušanu un nomāc kautrību.

Jauni pētījumi uzsver sanāksmju prakses ietekmi uz neirodažādajiem darbiniekiem ar ADHD, norādot, ka šīm personām var būt lielāks nogurums un emocionāls stress ilgstošu sanāksmju laikā, īpaši ar ieslēgtu video. Atļaut veikt vairākus uzdevumus vienlaikus sanāksmēs varētu mazināt dažas negatīvās sekas.

Pēc sanāksmēm veiksmīgas komandas skaidri komunicē turpmākās darbības un novērtē iesaisti un efektivitāti. Neskatoties uz biežām sūdzībām par sanāksmēm, liela Norvēģijas izpēte saistīja sanāksmju intensitāti ar algu pieaugumu un mācībām, liekot secināt, ka sanāksmes var veicināt vērtīgu zināšanu apmaiņu.

Citi faktori, kas ietekmē sanāksmju panākumus, ir piemērots humors, lai veidotu saikni starp pazīstamajiem dalībniekiem, pārdomāts grafiks, izvairoties no zema enerģijas laikiem, un kultūras atšķirības uztverē par precizitāti. Šī joma aicina veikt vairāk globālu pētījumu, lai pārbaudītu, vai labākās prakses no Eiropas un Ziemeļamerikas ir universāli pielietojamas.

Kopumā sanāksmju zinātne uzsver, ka līderiem jārunā mazāk un jāklusē vairāk, jāveicina iekļaujoša līdzdalība un jāizbeidz bezmērķīgas sanāksmes, lai maksimāli palielinātu produktivitāti un darbinieku labklājību. Šie atklājumi mudina organizācijas pārdomāt sanāksmju kultūru, nevis pieņemt esošās neefektivitātes kā neizbēgamas.