Tyrimai atskleidžia, kad vadovams mažiau kalbėti ir daugiau klausytis susitikimuose yra naudinga

Vaizdas: Ars Technica · Šaltinis

Susitikimų mokslo sritis rodo, kad lyderiai, kurie mažiau kalba ir aktyviai klauso, padidina susitikimų efektyvumą, o beprasmiški susitikimai mažina produktyvumą. Įtraukiami metodai ir socialiniai pokalbiai prieš susitikimus taip pat didina įsitraukimą.

Kasdien pasaulyje vyksta beveik milijardas susitikimų, o vadovai daug laiko praleidžia būtent tokiose susibūrimuose. Nors susitikimai yra plačiai paplitę, aiškios gairės, kas daro susitikimus efektyviais, tik neseniai atsirado iš specializuotos susitikimų mokslo srities, kuri sparčiai plečiasi dėka didelių virtuallaus susitikimų archyvų duomenų rinkinių. Tyrėjai apibrėžia susitikimus kaip tikslingą grupinę sąveiką ir nagrinėja juos siekdami suprasti komandinį darbą, vadovavimą ir komunikacijos dinamiką.

Tyrimai rodo, kad susitikimai tenkina svarbius žmonių poreikius sujungti ir bendradarbiauti, tačiau daugelis jų kenčia nuo prasto planavimo ir dominuojančių kalbėtojų. Organizacinės psichologės Nale Lehmann-Willenbrock ir kolegų duomenimis, veiksmingi vadovai užsiima pagarbiu, dėmesingu klausimu, o ne tiesiog užduoda klausimus be tikro klausymosi. Aktyvus klausymasis – kai teikiama apgalvota grįžtamoji informacija, o ne vien pritarimas – yra kritiškai svarbus, tačiau dažnai trūksta, ypač virtualiuose susitikimuose, kur dalyviai išjungia mikrofonus ir sumažina interaktyvius ženklus.

Lehmann-Willenbrock ir bendraautorė Liana Kreamer rekomenduoja lyderiams gerai pasiruošti, nustatant aiškias darbotvarkes, kviečiant tik reikalingus dalyvius bei pradėti ir baigti susitikimus laiku. Neformalus pokalbis prieš susitikimus, kuris dažnai praleidžiamas internetu, padeda introvertams daugiau prisidėti. Tokios technikos kaip tylus minčių generavimas, kai visi dalyviai vienu metu prideda idėjų bendroje virtualioje erdvėje, skatina įtrauktį ir mažina drovumą.

Nauji tyrimai parodo susitikimų praktikų poveikį neuroįvairesniems darbuotojams su ADHD, nurodant, kad šie asmenys gali jausti didesnį nuovargį ir emocinį įtampą ilgesnių susitikimų metu, ypač įjungus vaizdo kamerą. Leidimas multitaskinti susitikimų metu gali sumažinti kai kurias neigiamas pasekmes jiems.

Po susitikimų sėkmingos komandos aiškiai perduoda veiksmų punktus ir vertina įsitraukimą bei efektyvumą. Nepaisant dažnų nusiskundimų dėl susitikimų, didelis Norvegijos tyrimas susiejo susitikimų intensyvumą su atlyginimų augimu ir mokymu, teigdamas, jog susitikimai gali skatinti vertingą žinių perdavimą.

Kiti veiksniai, lemiantys susitikimų sėkmę, yra tinkamas humoras, kuriantis artumą tarp pažįstamų dalyvių, apgalvotas grafikų sudarymas, vengiantis energijos kritimų laikų, bei kultūriniai skirtumai punktualumo suvokime. Ši sritis ragina atlikti daugiau pasaulinių tyrimų, kad būtų patvirtinta, ar gerosios praktikos iš Europos ir Šiaurės Amerikos taikomos visur.

Apskritai, susitikimų mokslas pabrėžia, kad vadovai turėtų mažiau kalbėti ir daugiau klausytis, skatinti įtraukiamą dalyvavimą ir atsisakyti beprasmių susitikimų, siekiant maksimizuoti produktyvumą ir darbuotojų gerovę. Šie atradimai ragina organizacijas permąstyti susitikimų kultūrą, o ne priimti esamas neefektyvumas kaip neišvengiamas.