Forskning belyser fördelarna med att chefer pratar mindre och lyssnar mer under möten

Bild: Ars Technica · Källa

Ett växande forskningsområde kring möten visar att ledare som pratar mindre och aktivt lyssnar förbättrar möteseffektiviteten, medan mållösa möten skadar produktiviteten. Inkluderande arbetssätt och socialt umgänge före möten ökar också engagemanget.

Nästan en miljard möten hålls globalt varje dag, där chefer spenderar mycket av sin tid i sådana sammankomster. Trots deras frekvens har tydliga riktlinjer för vad som gör möten effektiva nyligen vuxit fram inom det specialiserade området mötesvetenskap, som nu expanderar snabbt tack vare stora datamängder från virtuella mötesarkiv. Forskare definierar möten som målinriktade gruppinteraktioner och studerar dessa för att förstå samarbete, ledarskap och kommunikationsdynamik.

Studier visar att möten tillgodoser viktiga mänskliga behov av kontakt och samarbete, men många lider av dålig planering och dominerande talare. Organisationspsykologen Nale Lehmann-Willenbrock och kollegor fann att effektiva ledare ägnar sig åt respektfull, uppmärksam undersökning snarare än att bara ställa frågor utan att verkligen lyssna. Aktivt lyssnande – att ge genomtänkt feedback istället för bara att bekräfta – är avgörande men ofta bristfälligt, särskilt inom virtuella möten där deltagare tystar sina mikrofoner och minskar interaktiva signaler.

Lehmann-Willenbrock och medförfattaren Liana Kreamer rekommenderar att ledare förbereder sig noga genom att sätta tydliga agendor, bara bjuda in nödvändiga deltagare och starta och avsluta möten i tid. Småprat före möten, som ofta saknas online, hjälper introverta individer att bidra mer fullt. Tekniker som tyst brainstorming, där alla deltagare samtidigt lägger till idéer i en gemensam virtuell miljö, främjar inkludering och motverkar blyghet.

Ny forskning belyser mötespraxis påverkan på neurodiversa arbetstagare med ADHD, vilket visar att dessa personer kan uppleva större trötthet och känslomässig påfrestning under långa möten, särskilt med video påslaget. Att tillåta multitasking under möten kan mildra några negativa effekter för dem.

Efter möten kommunicerar framgångsrika team tydligt åtgärdspunkter och utvärderar engagemang och effektivitet. Trots vanliga klagomål om möten kopplade en stor norsk studie mötesintensitet till löneökning och lärande, vilket tyder på att möten kan underlätta värdefull kunskapsöverföring.

Andra faktorer som påverkar mötessuccé inkluderar lämplig humor för att bygga relationer bland bekanta deltagare, genomtänkt schemaläggning som undviker tider med låg energi, och kulturella skillnader i synen på punktlighet. Fältet efterlyser fler globala studier för att verifiera om bästa praxis från Europa och Nordamerika gäller universellt.

Sammanfattningsvis betonar mötesvetenskap att ledare bör prata mindre och lyssna mer, underlätta inkluderande deltagande och eliminera meningslösa möten för att maximera produktivitet och medarbetares välbefinnande. Dessa insikter uppmuntrar organisationer att ompröva möteskulturen istället för att acceptera nuvarande ineffektivitet som oundviklig.