Uuring toob esile juhtide kasu vähem rääkimisest ja rohkem kuulamisest koosolekutel

Pilt: Ars Technica · Allikas

Koosolekuteadus näitab, et juhid, kes räägivad vähem ja kuulavad aktiivselt, parandavad koosolekute efektiivsust, samas kui sihitu koosolekute pidamine kahjustab tootlikkust. Ka kaasavad meetodid ja enne koosolekut suhtlemine suurendavad kaasamist.

Maailmas toimub iga päev ligi miljard koosolekut, millest juhid veedavad suure osa oma ajast. Vaatamata nende sagedusele on selged juhised tõhusate koosolekute kohta alles hiljuti ilmunud sõltuvas koosolekuteaduse valdkonnas, mis laieneb kiiresti tänu paljudele virtuaalsete koosolekute andmestikele. Uurijad määratlevad koosolekud kui eesmärgipäraseid grupiinteraktsioone ning uurivad neid meeskonnatöö, juhtimise ja kommunikatsiooni dünaamikate mõistmiseks.

Uuringud näitavad, et koosolekud rahuldavad inimeste olulisi vajadusi ühenduse ja koostöö järele, kuid paljud kannatavad halva planeerimise ja domineerivate kõnelejate tõttu. Organisatsioonipsühholoog Nale Lehmann-Willenbrock ja kolleegid leidsid, et tõhusad juhid esitavad lugupidavalt ja tähelepanelikult küsimusi, mitte ei küsi ainult niisama küsimusi ilma tegelikku kuulamiseta. Aktiivne kuulamine — läbimõeldud tagasiside andmine, mitte lihtsalt tunnustamine — on kriitiline, kuid sageli virtuaalkoosolekutel puudub, kus osalejad vaigistavad mikrofonid ja vähendavad suhtlussignaale.

Lehmann-Willenbrock ja kaasautor Liana Kreamer soovitavad juhtidel hästi valmistuda, seades selged päevakorrad, kutsudes ainult vajalikud osalejad ning alustades ja lõpetades koosolekuid õigel ajal. Väikesed vestlused enne koosolekut, mis sageli veebis jäävad ära, aitavad introvertsetel inimestel rohkem kaasa rääkida. Vaikne ajurünnak, kus kõik osalejad lisavad ideid korraga jagatud virtuaalruumi, soodustab kaasatust ja vähendab tagasihoidlikkust.

Uued uuringud rõhutavad koosolekute mõju neurodiversetele töötajatele ADHD-ga, näidates, et need inimesed võivad kogeda pikemate koosolekute ajal, eriti video kasutamisel, suuremat väsimust ja emotsionaalset koormust. Mitme ülesande samaaegne tegemine koosolekul võiks mõningaid negatiivseid mõjusid leevendada.

Pärast koosolekuid suhtlevad edukad meeskonnad selgelt edasiantavaid tegevuskavasid ning hindavad kaasatust ja efektiivsust. Vaatamata sagedastele kaebustele koosolekute kohta seostas suur Norra uuring koosolekute intensiivsust palgatõusu ja õppimisega, mis viitab sellele, et koosolekud võivad soodustada väärtusliku teadmuste jagamist.

Koosolekuedu mõjutavad ka sobiv huumor, mis aitab tuttavatel osalejatel ühtsustunnet luua, hoolikalt valitud ajad, vältides madala energia perioode, ning kultuurilised erinevused täpsuse tajumises. Valdkond kutsub üles laiematele uuringutele kogu maailmas, et kontrollida, kas Euroopa ja Põhja-Ameerika parimad praktikad kehtivad universaalselt.

Üldiselt rõhutab koosolekuteadus, et juhid peaksid vähem rääkima ja rohkem kuulama, soodustama kaasavat osalemist ning likvideerima mõttetud koosolekud, et maksimeerida tootlikkust ja töötajate heaolu. Need leiud julgustavad organisatsioone ümber mõtestama koosolekukultuuri, mitte aktsepteerima praeguseid ebatõhususi kui paratamatust.