Forskning fremhever fordeler med at ledere snakker mindre og lytter mer i møter

Bilde: Ars Technica · Kilde

Et voksende felt innen møtevindenskap finner at ledere som snakker mindre og lytter aktivt øker møteeffektiviteten, mens målløse møter skader produktiviteten. Inkluderende tilnærminger og sosialt samvær før møter forbedrer også engasjementet.

Nesten én milliard møter finner sted globalt hver dag, hvor ledere tilbringer mye av tiden sin i slike samlinger. Til tross for deres utbredelse har klare retningslinjer for hva som gjør møter effektive først nylig kommet frem fra det spesialiserte feltet møtevindenskap, som nå vokser raskt takket være store datasett fra virtuelle møtearkiver. Forskere definerer møter som målrettede gruppeinteraksjoner og studerer dem for å forstå samarbeid, ledelse og kommunikasjon.

Studier viser at møter dekker viktige menneskelige behov for tilknytning og samarbeid, men mange møter lider under dårlig planlegging og dominerende talere. Organisasjonspsykolog Nale Lehmann-Willenbrock og kolleger fant at effektive ledere engasjerer seg i respektfull, oppmerksom forespørsel fremfor bare å stille spørsmål uten å virkelig lytte. Aktiv lytting — å gi gjennomtenkt tilbakemelding i stedet for bare å erkjenne — er kritisk, men ofte mangelfull, spesielt i virtuelle møter der deltakerne demper mikrofonene sine og reduserer interaktive signaler.

Lehmann-Willenbrock og medforfatter Liana Kreamer anbefaler at ledere forbereder seg godt ved å sette klare agendaer, bare invitere nødvendige deltakere, og starte og avslutte møter i tide. Småprat før møter, som ofte mangler online, hjelper intime eller innadvendte personer til å bidra mer fullt. Teknikker som stille brainstorming, der alle deltakere samtidig legger til ideer i et felles virtuelt rom, fremmer inkludering og motvirker tilbakeholdenhet.

Ny forskning fremhever hvordan møtepraksis påvirker nevrodiverse arbeidstakere med ADHD, og indikerer at disse individene kan oppleve større tretthet og emosjonell belastning under lange møter, spesielt med video på. Å tillate multitasking under møter kan lindre noen negative effekter for dem.

Etter møter kommuniserer vellykkede team handlingpunkter tydelig og evaluerer engasjement og effektivitet. Til tross for hyppige klager på møter knyttet en stor norsk studie møteintensitet til lønnsvekst og læring, noe som antyder at møter kan legge til rette for verdifull kunnskapsoverføring.

Andre faktorer som påvirker møtesuksess inkluderer passende humor for å bygge relasjoner blant kjente deltakere, gjennomtenkt planlegging som unngår tidspunkter med lav energi, og kulturelle forskjeller i oppfatninger av punktlighet. Feltet etterlyser flere globale studier for å verifisere om beste praksis fra Europa og Nord-Amerika gjelder universelt.

Sammenfattende understreker møtevindenskap at ledere bør snakke mindre og lytte mer, legge til rette for inkluderende deltakelse, og eliminere meningsløse møter for å maksimere produktivitet og ansattes velvære. Disse funnene oppfordrer organisasjoner til å revurdere møte-kulturen i stedet for å akseptere dagens ineffektivitet som uunngåelig.